Datenschutzrichtlinie

Letzte Aktualisierung: 17. Oktober 2025

Verantwortlicher: Declavia GmbH, Avenue de la Gare 12, 1003 Lausanne, Schweiz · Tel: +41 21 588 22 74 · E-Mail: privacy@declavia.com · DPO: dpo@declavia.com · UID: CHE-483.917.260

1. Wer wir sind und was wir tun

Declavia GmbH bietet Software- und Servicelösungen zur Vorbereitung und Einreichung von Erklärungen sowie zur Verwaltung von Dokumenten. Diese Richtlinie erklärt, wie wir personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer sowie Websitebesuchenden verarbeiten.

2. Welche Daten wir erheben

• Konto­daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Organisationsname.
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen, Zeitstempel und Logdaten.
• Inhaltsdaten: Dokumente und Formularangaben, die für die Nutzung unserer Dienste erforderlich sind.
• Cookies: Weitere Informationen siehe „Cookie-Richtlinie“.

3. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung und Unterstützung unserer Dienste;
• Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsvermeidung;
• Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen und Rechnungsstellung;
• Kommunikation zu Änderungen und Serviceinformationen;
• Statistische und aggregierte Auswertungen zur Verbesserung der Qualität.

4. Rechtsgrundlagen (DSGVO & DSG)

• Vertragserfüllung: Verarbeitung zur Bereitstellung unserer Dienste.
• Berechtigtes Interesse: Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs und der Sicherheit.
• Einwilligung: Für freiwillige Cookies oder Newsletter.
• Gesetzliche Verpflichtung: Aufbewahrung von Daten, soweit gesetzlich erforderlich.

5. Aufbewahrung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke notwendig ist oder gesetzliche Vorschriften dies verlangen.

6. Weitergabe an Dritte

Wir nutzen ausgewählte Auftragsverarbeiter (z. B. Hosting, E-Mail, Analytik). Diese erhalten nur die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten und handeln auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen.

7. Internationale Übermittlungen

Datenübermittlungen außerhalb der Schweiz oder des EWR erfolgen nur mit geeigneten Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln (SCCs).

8. Rechte der betroffenen Personen

• Auskunft, Berichtigung und Löschung der Daten;
• Einschränkung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit;
• Widerruf einer Einwilligung;
• Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Anfragen richten Sie bitte an: dpo@declavia.com. In der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) zuständig.

9. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung bei der Übertragung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

10. Daten Minderjähriger

Unsere Dienste richten sich an volljährige Nutzer. Sollte ein Minderjähriger uns Daten ohne elterliche Zustimmung übermittelt haben, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@declavia.com.

11. Kontakt

Declavia GmbH
Avenue de la Gare 12, 1003 Lausanne, Schweiz
Tel: +41 21 588 22 74
E-Mail: privacy@declavia.com
Datenschutzbeauftragter: dpo@declavia.com
UID: CHE-483.917.260

DSGVO-Richtlinie

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Als Verantwortlicher achten wir auf Transparenz, Zweckbindung und Datenminimierung.

• Privacy by Design: Datenschutz ist in unsere Prozesse integriert.
• DPIA: Datenschutz-Folgenabschätzungen bei risikoreichen Vorgängen.
• Betroffenenrechte: Antworten auf Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen.
• Sicherheitsvorfälle: Meldung an Behörden und betroffene Personen, falls erforderlich.

Cookie-Richtlinie

Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Wir verwenden funktionale und notwendige Cookies für den Betrieb der Website sowie optionale Cookies mit Ihrer Zustimmung.

Cookie-Kategorien

• Notwendig: Sitzungsverwaltung, Sicherheitsfunktionen.
• Funktional: Spracheinstellungen und Benutzerpräferenzen.
• Analytisch (mit Einwilligung): Statistische Auswertungen über die Nutzung der Seite.

Einwilligung

Beim ersten Besuch wird ein Hinweisbanner angezeigt. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende anpassen.

Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie gelegentlich anpassen. Das Datum der letzten Aktualisierung zeigt die aktuelle Version. Wesentliche Änderungen werden auf der Website oder per E-Mail mitgeteilt.